DGNEXA · Göktuğ Yüksel
Een nieuwe of vertrekkende medewerker: plan de IT-overdracht op tijd
Een praktische IT-checklist voor medewerkers: toegang, toestellen, Microsoft 365-gegevens en het afsluiten van accounts.
Iemand die start of vertrekt, heeft gevolgen voor toestellen, accounts en gedeelde informatie. De wijziging als één mailboxaanvraag behandelen laat gaten. Een korte overdrachtslijst helpt de leidinggevende, medewerker en IT-contact afspreken wat nodig is, wanneer het gebeurt en wie afronding bevestigt.
Vóór de nieuwe collega start
Laat de leidinggevende de functie, vereiste applicaties en gedeelde middelen beschrijven. Bepaal welke toestellen, abonnementen en goedkeuringen nodig zijn voor de eerste werkdag. Gebruik een vergelijkbare functie als referentie, maar controleer rechten afzonderlijk in plaats van alles te kopiëren. Spreek af wie vragen bij de eerste aanmelding beantwoordt.
Maak de eerste aanmelding deel van de overdracht
Controleer samen het toestel, aanmelden, vereiste beveiligingsregistratie en toegang tot dagelijkse middelen. Bevestig dat e-mail, gedeelde bestanden en noodzakelijke bedrijfsapplicaties werken. Leg de toesteltoewijzing en ondersteuningsroute vast. Een aangemaakt account betekent nog geen afgeronde overdracht op de eerste werkdag.
Scheid toegang intrekken van gegevensbeslissingen
Spreek bij vertrek het tijdstip en de bevoegde instructies af. Microsoft behandelt toegang blokkeren en bedrijfsgegevens bewaren of overdragen als aparte stappen. Afmelden kan afhankelijk zijn van applicatie en sessie. Bepaal de voortzetting van mailbox- en bestandseigendom voordat licenties of accounts worden verwijderd. Laat de beheerder de passende Microsoft-opties controleren.
Denk ook aan toegang buiten Microsoft 365
Controleer VPN-accounts, bedrijfsapplicaties, gedeelde toegangsgegevens, fysieke toegang en toestellen. Geef elk onderdeel een verantwoordelijke en vraag bevestiging van uitvoering, niet alleen een melding dat iemand vertrokken is. Ook een functiewijziging vraagt een controle: verwijder overbodige rechten naast het toevoegen van nieuwe.
Neem deze checklist mee naar je volgende IT-overleg
- Een leidinggevende keurt functie en toegangslijst goed.
- Eigendom en teruggave van toestellen zijn vastgelegd.
- Overdracht van mailbox en bedrijfsbestanden is afgesproken.
- Toegangswijzigingen hebben een tijdstip en verantwoordelijke.
Hoe DGNEXA kan helpen
DGNEXA kan instroom, functiewijzigingen en vertrek omzetten in een herhaalbaar ondersteuningsproces. Begin met één afgesproken checklist en pas die aan wanneer applicaties en team veranderen. Communicatie over de dienstverlening verloopt in het Engels of Turks.
Bespreek je behoeften ↗